Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden zijn van kracht vanaf 01.01.2024 en vervangen elke voorgaande voorwaarden.

Artikel 1. Algemeen

1.1 Onder deze algemene voorwaarden wordt verstaan:
– Jadepin BV, hierna genoemd de opdrachtnemer, waaronder diverse diensten worden aangeboden zoals IT consulting, coaching, creatieve foto/video diensten , virtual tours, 3D creaties etc.
– The 360 Experience, onderdeel van Jadepin BV, onder welke naam de hierboven vermelde creatieve beeldgerelateerde diensten worden aangeboden.
– De natuurlijke of rechtspersoon waarmee Jadepin BV een overeenkomst afsluit, hierna genoemd de opdrachtgever.

Artikel 2. Aanbiedingen, totstandkoming en ontbinding overeenkomst tot leveren van IT consulting en coaching diensten

2.1 Alle aanbiedingen van de opdrachtnemer zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
2.2 Een overeenkomst komt tot stand doordat de opdrachtnemer een schriftelijke of elektronische bevestiging zendt van de opdracht van de opdrachtgever.
2.3 De overeenkomst kan enkel met wederzijds goedvinden door beide partijen worden beëindigd, rekening houdend met de overeengekomen ontbindingstermijn of einddatum.
2.4 Indien er geen ontbindingstermijn of einddatum is overeengekomen, is een ontbindingstermijn van een kwart van de looptijd van de overeenkomst van toepassing met een minimum van 3 maanden.
2.5 Opdrachtnemer is eveneens gerechtigd de levering van diensten zonder voorafgaande waarschuwing en met onmiddellijke ingang op te schorten of stop te zetten indien:
– de opdrachtgever op enigerlei wijze in gebreke blijft in de nakoming van zijn verplichtingen uit de overeenkomst of eventuele van toepassing zijnde Aanvullende Voorwaarden en na ingebrekestelling er geen blijk van heeft gegeven alsnog spoedig na te zullen komen;
– opdrachtnemer aanwijzingen heeft dat er misbruik gemaakt wordt van de geleverde diensten/ programmatuur, al dan niet door de opdrachtgever;
– er sprake is van een overmachtsituatie.
2.6 De door de opdrachtnemer te vervullen opdrachten of projecten kunnen bestaan uit  IT consulting diensten in de vorm van het uitvoeren van analyses, zowel functioneel als technisch, programmeer- en codeerwerk, sofware installatie en configuratie, opleidingen, scrum master en product owner management en agile coaching. Deze opsomming is niet limitatief te beschouwen.
2.7 De gesloten overeenkomst is een overeenkomst tot opdracht, hetzij voor een projectmatige aanpak waarvan vorm en inhoud per offerte naar opdrachtgever is vastgelegd, hetzij voor een afgesproken termijn, vastgelegd per contract met opdrachtgever. Iedere aanspraak op een arbeidsovereenkomst wordt zowel gedurende het bestaan van deze overeenkomst als na beëindiging hiervan uitgesloten.
2.8 Het staat de opdrachtnemer gedurende de looptijd van deze overeenkomst logischerwijs vrij ook opdrachten van derden te ontvangen en uit te voeren, zoals bijvoorbeeld creatieve diensten vanuit het onderdeel The 360 Experience.
2.9 De opdrachtnemer heeft geen verplichting jegens opdrachtgever tot het accepteren van bijkomende opdrachten van opdrachtgever.

Artikel 3. The 360 Experience – Aanbiedingen, totstandkoming en ontbinding overeenkomst tot leveren van creatieve werken

3.1 Creatieve werken zullen uitgevoerd worden na totstandkoming van een overeenkomst met opdrachtgever, volgend op eerder aangeboden offerte(s) naar opdrachtgever. Bevestiging van een opdracht op basis van eerder voorgestelde offerte(s) kan enkel schriftelijk of elektronisch.
3.2 Bij annulatie door opdrachtgever van een eerder reeds bevestigde overeenkomst, wordt een schadevergoeding aangerekend van 15% van het verkoopsbedrag zoals vermeld in de offerte/overeenkomst.
3.3 Opdrachtnemer behoudt zich het recht om de gevraagde werken niet uit te voeren of uit te stellen indien bepaalde informatie van de opdrachtgever noodzakelijk is en niet tijdig beschikbaar werd gesteld door opdrachtgever.
3.4 Opdrachtnemer behoudt zich het recht om voor bepaalde delen van het gevraagde werk samen te werken met derde partijen, indien opdrachtnemer oordeelt dat dit noodzakelijk is voor een goede professionele realisatie van het gevraagde werk.
3.5 Opdrachtnemer behoudt zicht het recht om kosten aan te rekenen voor delen van het werk die niet konden voorzien worden maar die in de loop van de uitvoering van het werk pas duidelijk werden of die expliciet door opdrachtgever werden gevraagd zonder dat deze expliciet in voorafgaande offerte(s) werden vermeld. Bijvoorbeeld maar niet gelimiteerd tot:  wegretoucheren van ongewenste elementen in foto’s;  extra informatie aanbrengen in virtual tours, etc.
3.6 Opdrachtnemer verbindt zich ertoe om gevraagde werken uit te voeren binnen een redelijke termijn, dit ten allen tijde in functie van de huidige omstandigheden en beschikbaarheden. Indien heersende omstandigheden tot vertraging van de uitvoering van de werken zouden kunnen leiden, zal opdrachtgever hiervan op de hoogte worden gesteld.

Artikel 4. The 360 Experience – Auteursrechten en gebruikersrechten van creatieve werken

4.1 Alle gemaakte creatieve werken zijn eigendom van Jadepin BV en kunnen ten allen tijde worden aangewend voor promotiedoeleinden zoals gebruik op social media, websites, etc. Jadepin BV behoudt zich eveneens het recht om bepaalde gemaakte beelden door te verkopen aan derden. Beelden zullen niet worden gebruikt of doorverkocht worden indien dit in strijd zou zijn met privacy van personen en/of bepaalde veiligheidsaspecten gelinkt aan opdrachtgever.
4.2 Opdrachtnemer verleent een gebruiksrecht aan opdrachtgever om aangeleverde werken en/of beelden te gebruiken op eigen websites, social media en/of andere kanalen. Het is opdrachtgever evenwel niet toegestaan om dergelijke werken of beelden door te verkopen voor commerciële doeleinden.
4.3 Opdrachtgever mag in geen geval eigen wijzigingen aanbrengen aan door opdrachtnemer aangeleverde beelden of werken. Indien dit noodzakelijk zou zijn om bepaalde redenen, dient opdrachtgever voorafgaandelijk toestemming te vragen aan Jadepin BV.

Artikel 5. Tarieven en prijzen

5.1 Alle prijzen of tarieven, vermeld op websites, promotiemateriaal, communicatiemateriaal, documentatiemateriaal enz. dat wordt uitgegeven of beheerd door opdrachtnemer, zijn steeds exclusief BTW.
5.2 Voor IT consulting diensten, op basis van dagtarieven: opdrachtgever is aan opdrachtnemer voor de werkzaamheden, verricht ter uitvoering van de overeenkomst, een vaste vergoeding op uurbasis verschuldigd van een op voorhand onderhandeld en in de overeenkomst vastgelegd bedrag (excl. btw) per uur.
5.3 Voor projectmatig creatief werk: opdrachtgever is aan opdrachtnemer voor de werkzaamheden verricht ter uitvoering van de overeenkomst, de vooraf vastgestelde prijs verschuldigd zoals per offerte bepaald, eventueel vermeerderd met vergoedingen die gerelateerd zijn voor extra werken in regie, zoals het bewerken of monteren van foto/video.
5.4 Opdrachtnemer zal de tarieven of prijzen gedurende de looptijd van deze overeenkomst niet wijzigen, tenzij een verhoging van prijs voortvloeit uit een bevoegdheid of verplichting ingevolge de wet-of regelgeving of haar oorzaak vindt in een stijging van de prijs van grondstoffen, lonen et cetera of op andere gronden die bij het aangaan van de overeenkomst redelijkerwijs niet voorzienbaar waren.
5.5 Bij het aangaan van een nieuwe overeenkomst volgende op deze overeenkomst is de opdrachtnemer niet verplicht te werken aan dezelfde tarieven of prijzen als hier overeengekomen.
5.6 Eventuele bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld en niet limitatief: extra verplaatsingen, aankopen bijkomende software, media (foto,muziek), hardware, internetdiensten, etcetera, vergoedingen aan derde partijen, zullen eveneens aan de opdrachtgever in rekening gebracht worden.
5.7 Abonnementskosten, indien van toepassing, zullen steeds worden gefactureerd per 6 maanden of 12 maanden, afhankelijk van de keuze van de klant in gemaakte overeenkomsten.
5.8 Abonnementskosten voor een Matterport virtual tour zijn steeds geldig voor een periode van 12 maanden, tenzij expliciet anders bepaald en gecommuniceerd aan de klant. (bv. Vastgoed context). Na afloop van een Matterport abonnementsperiode, wordt deze stilzwijgend verlengd voor een nieuwe periode van 12 maanden. Opzeg van een Matterport abonnementsperiode dient ten minste 30 dagen voor het aflopen van de termijn te gebeuren. Indien klant alsnog het nieuwe abonnement wil opzeggen binnen de eerste 30 dagen na de start van de verlenging, dient een administratieve kost te worden betaald van 25% van het totaal factuurbedrag. In dergelijk geval wordt hosting van de virtual tour stopgezet, 30 dagen na de start van de verlenging.
5.9 Verplaatsingskosten, indien van toepassing (doorgaans niet van toepassing voor IT consulting), zijn vastgesteld op: 40 euro voor afstanden tot en met 20 km vanaf vestigingsplaats Jadepin BV. Vanaf afstanden meer dan 20 km wordt dit vastgesteld op: 40 euro + 0.75 euro / extra km

Artikel 6. VR School 360

6.1 VR School 360 is een abonnementsservice op maat van scholen, waarbij de organisatie in kwestie een abonnement aangaat voor de creatie, oplevering en hosting van een virtuele tour applicatie.
6.2 VR School 360 omvat volgende kenmerken:
– Professionele 360° fotoshoot van een aantal nader te bepalen plaatsen binnen de aangegeven locatie.
– Verwerking van het beeldmateriaal tot een zogenaamde virtual tour webapplicatie, beschikbaar op desktop PC, tablet en smartphones, op basis van een standaard template
– Integratie en hosting op portaal website mijnvirtuele.school
– Reguliere upgrades van de onderliggende VR software
6.3 De VR tour wordt steeds gerealiseerd op basis van een standaard template, waarop beperkte aanpassingen zullen worden uitgevoerd zoals toevoeging van logo, adresgegevens, gegevens van directie en een beknopte beschrijving. Daarnaast zullen een beperkt aantal hyperlinks worden toegevoegd naar webpagina’s, video’s,foto’s etc die door de klant worden voorzien.
Indien het noodzakelijk is om extra schermen te voorzien, dient dit te worden beschouwd als maatwerk waarop het maatwerk tarief van toepassing zal zijn. (zie art 5.7)
6.4 Indien de klant doorheen de abonnementsperiode wijzigingen wil laten doorvoeren aan de VR tour applicatie, zal de omvang van de gevraagde wijzigingen bepalend zijn voor de kostprijs:
– Kleine beperkte wijzigingen zoals het toevoegen van een video,foto of link + opnieuw beschikbaar stellen: € 75.00
– Uitgebreide wijzigingen (bv. toevoegen van extra schermen) of wijzigingen waarbij er opnieuw ter plaatse dient te worden gegaan: een prijsopgave zal worden gemaakt op basis van de gewenste aanpassingen.
6.5 Het maken van eventuele media (video / foto / dronebeelden) ter ondersteuning van de VR tour, is niet inbegrepen in de abonnementsformule. Indien dit gewenst is, zal hiervoor voorafgaandelijk een prijsofferte voor worden gemaakt. Het staat de klant echter vrij om eigen gemaakte beelden ter beschikking te stellen die verder dienen te worden geïntegreerd in het uiteindelijke product.
6.6 Het aangegane abonnement heeft een minimumduur van 24 maanden en zal aanvangen op de dag aangegeven in de abonnementsovereenkomst die bij oplevering terug aan de klant wordt bezorgd met een overzicht van de abonnementsgegevens. Na afloop van deze periode wordt het abonnement automatisch verlengd met 12 maanden tenzij er tijdig werd aangegeven dit niet te willen verlengen. Het opzeggen van het abonnement dient te gebeuren, ten laatste 30 dagen voor het aflopen van het lopende abonnement.  Het opzeggen kan gebeuren per email of per telefoon. Abonnementskosten worden naar keuze gefactureerd: halfjaarlijks of jaarlijks.
6.7 Kostprijs van deze dienst omvat:
– Eénmalige setup van een VR tour webapplicatie: €95.00 Indien er op vraag van de klant wordt gekozen voor meerdere aparte webapplicaties, dient deze kostprijs vermenigvuldigt te worden met het aantal gewenste applicaties.
– Abonnement: variabel, in functie van gekozen aantal fotopunten en facturatie periode. Prijs per set van 5 fotopunten is vastgelegd op: €12.50 / maand, met een minimumafname van 10 punten, voor de duur van minimum 24 maanden. Indien na 24 maanden wordt geopteerd voor een nieuwe verlenging van standaard 12 maanden, bedraagt de abonnementskost een vaste prijs van € 120.00 per jaar, jaarlijks gefactureerd, ongeacht de grootte van de oorspronkelijke 360 VR tour.
– Maatwerk: Indien er op vraag van de klant uitgebreide aanpassingen dienen te worden gemaakt aan de gebruikte standaard template, zal dit als maatwerk worden gedefinieerd en in onderling overleg met de klant worden afgestemd. Kostprijs: € 60.00 / uur
6.8 Abonnementen
– Een gekozen abonnement vangt aan op de dag aangegeven in de abonnementsovereenkomst die bij oplevering van het project aan de klant wordt bezorgd.
– Een abonnementsovereenkomst heeft een minimumduur van 24 maanden en wordt telkens automatisch verlengd met 12 maanden tenzij er tijdig werd aangegeven dit niet meer te willen doen. Dit kan gebeuren mits notificatie per email of telefoon, ten minste 30 dagen voor het aflopen van het lopende abonnement. Een initieel abonnement van 24 maanden kan pas worden stopgezet zodra de laatste abonnementsschijf (6 maanden of 12 maanden) reeds werd gefactureerd.
– Een nieuw abonnement of een verlenging van een abonnement wordt steeds aangegaan voor de volledige duur ervan: 24 maanden voor het eerste, 12 maanden voor de daarop volgende verlengingen indien van toepassing.
– Het opzeggen van een lopend abonnement betekent bijgevolg dat het huidig lopende abonnement blijft doorlopen tot de vervaldatum (24 of 12 maanden), waarna het niet meer zal worden verlengd.
– Zodra een abonnement vervalt en niet wordt verlengd, zal ook de VR tour applicatie niet meer beschikbaar zijn op de portaal website mijnvirtuele.school
– Het is mogelijk een stopgezet abonnement later opnieuw terug op te starten. Dit gebeurt dan onder dezelfde voorwaarden als bij een verlenging van een normaal abonnement, nl. 12 maanden.
6.9 Facturatie
– Setup kosten, de eerste abonnementsperiode en overige kosten (maatwerk, verplaatsingskosten) worden gefactureerd op de eerste dag van de maand volgende op de maand waarin een eerste variant van het product ter inzage werd aangeboden aan de klant, tenzij anders beslist door leverancier Jadepin BV.
De daaropvolgende abonnementskosten worden gefactureerd in functie van de door de klant gekozen periode:  6 maandelijks of jaarlijks gedurende de eerste 24 maanden. Indien na 24 maanden wordt geopteerd voor een standaard verlenging van 12 maanden, zal dit eveneens jaarlijks worden gefactureerd.
– Indien een bepaalde facturatie datum zou vallen in de periode juli-augustus, kan Jadepin BV ervoor opteren om deze pas te versturen op 1 september, gezien de inactiviteit van scholen tijdens deze periode. De oorspronkelijke factuur datum en periode zal daarbij echter niet wijzigen of opschuiven.
6.10 Het staat Jadepin BV vrij om in de toekomst over te schakelen naar automatische betalingen per domiciliëring indien dit ten goede zou komen van het vereenvoudigen van de administratie. Indien dit zou gebeuren, zal de klant tijdig worden ingelicht om de nodige maatregelen te treffen.

Artikel 7. Betalingsvoorwaarden

7.1 Facturering voor IT consulting en coaching diensten door opdrachtnemer zal na afloop van elke 30 kalenderdagen plaats vinden, tenzij anders overeengekomen.
7.2 Facturering voor diensten aangeboden vanuit The 360 Experience zal gebeuren zodra het opgeleverde werk door opdrachtgever is goedgekeurd, hetzij door expliciete bevestiging en goedkeuring, hetzij impliciet indien de opdrachtgever geen nieuwe aanpassingen heeft gevraagd 2 weken na oplevering van het werk dat werd beschouwd als de finale versie ervan.
7.3 Facturen zijn betaalbaar binnen 15 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
7.4 Het gebrek aan geschreven of elektronisch protest van een factuur binnen de 7 werkdagen vanaf de verzending ervan, houdt de onherroepelijke aanvaarding van de factuur en de erin vermelde bedragen, producten en diensten in.
7.5 Indien de factuur op de vervaldag niet is betaald, dan is van rechtswege en zonder enige ingebrekestelling een contractuele intrest verschuldigd van 2.5% per maand, waarbij elke aangevangen maand voor een volledige telt. Elke laattijdige betaling door de klant geeft opdrachtnemer tevens het recht om een administratiekost van 175 euro aan te rekenen. Alle kosten als gevolg van het afdwingen van betaling via gerechtelijke weg, inclusief advocatenkosten zullen worden gedragen door de opdrachtgever.
7.6 Eventuele klachten betreffende de leveringstermijn of prestaties kunnen niet als voorwendsel worden aangewend om betaling van facturen op te schorten of te vertragen.
7.7 Bij niet-betaling behoudt de opdrachtnemer het recht voor om verdere leveringen, prestaties en diensten stop te zetten.

Artikel 8. Aansprakelijkheid

8.1 De opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat opdrachtnemer is uitgegaan van door of namens de opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.
8.2 Indien opdrachtnemer aansprakelijk mocht zijn voor enigerlei schade, dan is de aansprakelijkheid van opdrachtnemer beperkt tot maximaal de betaalde factuurbedragen van de uitgevoerde opdracht, althans tot dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
8.3 De opdrachtnemer is enkel aansprakelijk voor directe schade. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden, de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van opdrachtnemer aan de overeenkomst te laten beantwoorden, voor zoveel deze aan opdrachtnemer toegerekend kunnen worden en redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden.
8.4 In geen geval is de opdrachtnemer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie, zoals o.a. commerciële of financiële verliezen, verlies van data, verlies van reputatie, winst of omzetderving, verlies van klanten en verliezen als gevolg van gerechtelijke stappen door derden ondernomen tegen de opdrachtgever.
8.5 Opdrachtnemer kan niet direct of indirect aansprakelijk gesteld worden door klanten van een opdrachtgever.

Artikel 9. Overmacht

9.1 Opdrachtnemer heeft het recht de overeengekomen werkzaamheden op te schorten indien hij door omstandigheden, welke buiten zijn invloedssfeer liggen of waarvan hij bij het sluiten der overeenkomst niet op de hoogte was of kon zijn, tijdelijk verhinderd is zijn verplichtingen na te komen.
9.2 Indien de nakoming blijvend onmogelijk wordt kan de overeenkomst worden ontbonden voor dat deel dat nog niet is nagekomen. Geen van beide partijen heeft in dat geval recht op vergoeding van de ten gevolge van de ontbinding geleden schade.

Artikel 10. Eventuele geschillen

10.1 Tenzij anders vastgelegd in de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, zullen eventuele geschillen tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever betreffende een lopende overeenkomst worden beslist door de Rechtbank van Koophandel te Antwerpen.